私は企業で20年以上秘書をしています。
昔は、上司のスケジュール管理はすべてスケジュール帳でしていました。
だからいつも上司のスケジュールを知りたいひとは、
私に連絡をしてきて、私が都度、答えていました。
よって、上司がいないとき、私もいなかったら、だれも上司の予定がわからない
という事態が発生してしまうこともありました。
しばらくして、これを改善すべく、毎週上司の予定表を関係者に配布する
ようになりました。
しかし、配布のタイミングが難しくて、必ずしもリアルタイムの
予定表を配布しているわけではなかったので、
「これって意味ないし!」と思っていました。
しかし、今、スケジュール管理は携帯電話やソフトウェアを用い、
大変便利になりました。
私の上司と私はスケジュール管理のソフトウェアを利用していて、
予定が入ったらそこに書き込みしています。
重要度によって色分けしたり、会議の始まる数分前に
アラームが鳴るように設定しておいたり、
会議で使う資料をスケジュール管理表の備考欄にリンクしたり。
スケジュール管理表にディナーの予約をいれたら、
ついでにそのお店のメニューもリンクさせたりしています。
これまでの紙のスケジュール管理に比べると、かなりすごい進歩ですよね!